Cuando te toca hacer una presentación en el trabajo por primera vez: 13 consejos de uno de los mejores

A casi todos nos da un poco de pánico hablar en público, pero si eres experto en una materia, y te prepararas bien la presentación, no hay porque tenerle miedo a nada. Si te toca hacer una presentación de trabajo y tienes miedo al papel en blanco, toma nota de lo que dicen los expertos para una presentación profesional.

Hemos hablado con Antonio Fabregat, fundador de Train & Talk, formador en Oratoria y Comunicación en instituciones educativas, Campeón Mundial de Debate 2017, y Mejor Orador 2015 y 2016.

Sus trucos y consejos para una presentación de trabajo nos serán muy útiles si tenemos que ponernos frente al público por primera vez.

Hay vida más allá de Powerpoint

Powerpoint es la funcionalidad más básica para hacer una presentación, pero hay muchas más herramientas en internet que te permiten un diseño mucho más actual y variado. Además, con un poco de creatividad, te permitirán hacer muchas más cosas en tu presentación. Estas son algunas de las herramientas más conocidas para crear presentaciones, que además son gratuitas:

Emaze. Con ella podrás crear presentaciones profesionales. Elige un modelo de partida y añade audio, vídeo, fotos, infografías, links a webs para hacerla más completa. Permite la edición en varios dispositivos y subirla a la nube para compartirla o para editarla entre varias personas.

Prezi. Es uno de los servicios más populares porque con esta herramienta se pueden crear presentaciones muy populares. Esta diseñado por no diseñadores para que sea realmente sencillo de usar, y afirman que es más cautivador, efectivo y persuasivo que PowerPoint.

Presentaciones en Google Drive. Google también permite hacer presentaciones, utilizando todo tipo de archivos, fotos, tablas que puedes tener almacenados en Google Drive.

Keynote. Para crear presentaciones en tu Mac, iPhone o Table bajo iOS con atractivas plantillas. Lo bueno es que puede ir editando desde tus dispositivos móviles. Es muy intuitivo y enseguida le cogerás el truco.

Knovio. Ideal para hacer las presentaciones más dinámicas gracias al vídeo. Dejarás a tu audiencia asombrada. Podrás adjuntar imágenes, audios y vídeos que se encuentren en línea.

Sin embargo, Antonio Fabregat nos advierte que preparar una presentación no es elaborar el documento, sino saber cómo transmitir las ideas a tu audiencia. La clave es usar bien las herramientas.

Sé esquemático

Comienza trabajando a partir de un esquema en el que tengas muy claro qué quieres contar y cuál es el objetivo de la presentación. "Una estructura sencilla conseguirá mantener la atención", nos comenta Antonio.

Agrupa la ideas como máximo en grupos de tres

Nada de listas interminables que la gente no consigue retener en la memoria. Divide las ideas de tres en tres para facilitar la comprensión.

La manera de transmitir el mensaje

Una manera de que el mensaje quede claro es de la siguiente manera: "primero da un avance, diciendo lo que vas a decir, después dilo y por último, resume lo que acabas de contar". Así se asimila mejor lo que dices.

La importancia de un buen inicio y un buen cierre

Empezar con una buena frase que enganche a la audiencia despertará su interés. Se puede empezar con una anécdota, un caso real, una frase llamativa o una pregunta. El cierre es buen momento para contestar esa pregunta, resumir a grandes rasgos la presentación o dejar a los asistentes que hagan preguntas y comentarios.

Como nos explica Antonio, "los treinta primeros segundos y los treinta últimos de la presentación es cuando mayor atención recibes del público, y hay que aprovecharlos".

Facilita el seguimiento de la presentación

Utiliza conectores lógicos para guiar a la audiencia por el mensaje y aprovecha el movimiento del cuerpo y de las manos para estructurar lo que dices. Es importante que refuerces tu mensaje con las manos, con los gestos y con la posición corporal.

Extrae conclusiones a lo largo de la presentación

Así consigues recalcar y destacar los puntos fundamentales de la presentación.

Intenta generar empatía

Además de adaptar tu mensaje a la audiencia, utilizando un lenguaje que todo el mundo pueda entender, intenta que tu público se sienta identificando. "Adapta los ejemplos al contexto y al público", aconseja el experto.

Evita los tecnicismos

Un punto importante según Antonio, es que "como expertos en la materia, solemos dar por asumidos algunos conocimientos". Creemos que pueden entender todo el vocabulario, pero no tiene por qué ser así. Lo mejor es que lo expliquemos, y así nos aseguremos de que todo queda claro.

Controlar el ritmo y establecer el contacto visual

Es importante que hagas pausas de vez en cuando para dar tiempo a que el público saque conclusiones y comprenda el mensaje y también mirar a los asistentes a lo ojos en lugar de estar con la cabeza baja en las notas o papeles. "Las slides son el soporte, no la esencia" afirma Antonio.

Apuesta por el minimalismo

"Mejor poco bueno que mucho malo", nos explica Antonio. Si queremos añadir un vídeo, podemos hacerlo si aporta, si genera valor, pero no hacerlo solo porque sí. Incluso nos aconseja evitar los efectos de Powerpoint cuando se va desvaneciendo la imagen. De hecho, Antonio nos recomienda "no incluir más de 30 palabras en un slide y evitar los párrafos".

No te extiendas demasiado y si quieres compartir mucha información, mejor reparte un documento después de la presentación para ampliar datos, siempre una vez concluida la charla. Sino, la gente ojeará el documento durante toda la presentación.

La práctica hace la perfección

Cuanto más practiques mejor saldrá. Antonio nos recomienda hacerlo en condiciones similares "si es de pie, si es sentado, si vas a utilizar el ordenador". Así reduciremos los nervios.

Grábate para ir mejorando

Si vas a dedicarte a dar varias presentaciones, lo ideal es que alguien te grabe para poder verte después. Así mejorarás con el tiempo. "Se trata de una carrera de fondo, y es mejor no intentar hacer todo a la vez. En cada ocasión practica una cosa para que puedas asimilarla".

Fotos | Carlos Muza on Unsplash, Mimi Thian on Unsplash, Nycholas Benaia on Unsplash, Thought Catalog on Unsplash