Me levanto a las 7 de la mañana, recojo un poco en casa y me pongo a trabajar. A lo largo de mi jornada laboral me suena el teléfono unas 5 veces al día como mínimo. Tengo unas 5 reuniones a la semana (la gran mayoría de veces innecesarias), y me veo inmersa en una espiral de interrupciones de emails, tareas urgentes que en realidad no lo son y un sinfín de distracciones como el cartero llamando al portero, mis amigas mandándome un whatsapp o yo misma acudiendo a Instagram para ver vídeos de gatitos o recetas de cheesecake. El resultado es que termina el día y siento que en lugar de avanzar, he estado perdiendo el tiempo.
Según el Índice de la anatomía del trabajo 2023 de Asana, el 87 % de los trabajadores trabajan dos horas extras más al día de lo que lo hacían en 2019. En cambio, perdemos un 62% de la jornada en tareas repetitivas y rutinarias por lo que no estamos ganando en productividad, sino más bien perdiéndola.
Existen muchas, muchísimas herramientas de gestión del tiempo. Desde la técnica Pomodoro hasta comerse la rana, pero hay una que en mi caso ha resultado ser especialmente eficaz tanto para evitar el multitasking que ya sabemos que es el enemigo de la productividad, como para tener la sensación de que no estoy perdiendo el tiempo una y otra vez: la técnica del time blocking.
Qué es el time blocking
El time blocking es justo eso: bloquear el tiempo. Lo que hacemos es reservar una cantidad específica de tiempo para una tarea concreta, igual que harías con una cita para hacerte el láser, con una clase de escultura o con una película en el cine. La tienes a las 6 y sabes que tardan 20 minutos. No más. Vamos a “bloquear" ese tiempo en nuestra jornada para evitar los cambios de contexto que puedan hacer que la tarea se alargue.
En ese tiempo reservado, solo haremos esa tarea. Nada más. Apagaremos el móvil si hace falta, silenciaremos las notificaciones y cerraremos todas las pestañas del ordenador para evitar cualquier tipo de distracción como haríamos con las burbujas de productividad.
No es necesario que todo tu tiempo esté distribuido así, aunque yo te lo recomiendo encarecidamente, porque es una forma estupenda de centrar el tiro y dar siempre en la diana. Los bloques de tiempo no son como en la técnica Pomodoro de 20 minutos. Podemos hacerlos como queramos. En mi caso, los distribuyo en rangos de 10 minutos a 2 horas unificando tareas que son parecidas, porque parar cuando estoy concentrada no me funciona, así que establezco rangos según la tarea. Por ejemplo, 10 minutos para contestar emails. 30 minutos para buscar investigaciones, artículos o temas que puedan ser de interés. Dos horas para escribir un artículo. Y así con todas las tareas del día.
Por qué funciona bloquear el tiempo en el trabajo
Si hacemos caso a la Ley de Parkinson, que dice que “el trabajo se expande hasta que ocupa por completo el tiempo destinado para su realización”, lo lógico es que si destinamos un tiempo concreto a la realización de una tarea y ese tiempo es finito y medible, seamos más eficaces y consigamos hacerlo en menos tiempo. No se trata de que tus bloques de tiempo sean poco realistas y que intentes hacer un trabajo de una hora en 10 minutos porque cuando no lo consigas, lo que obtendrás es una sensación de frustración y un trabajo a medio hacer. En cambio, si valoramos el tiempo real que tardamos en hacerlo y le asignamos esa hora y no más, el resultado es un aumento de la productividad.
Un ejemplo. Mis reuniones siguen la metodología de Steve Jobs: nunca más de 30 minutos. Si no hay hora de fin, dilataremos los temas a tratar hasta que cuando nos queramos dar cuenta, estemos en una reunión eterna en la que no se ha tratado nada. Hacerlo es tan fácil como saber de antemano qué temas son los que se van a tratar en esa reunión y ceñirnos a esos temas en el tiempo que tenemos para ello. Lo mismo ocurre con el resto de tareas.
Piensa en tu trabajo. Sabes perfectamente cuánto tiempo empleas en hacer cada una de las tareas que tienes en tu día si solo te centras en ellas. Y es ahí donde radica la clave (y el éxito) de este truco: nos centramos al 100% en la tarea que tenemos frente a nosotras y el resto, que espere. Y es que según este estudio publicado en Proceedings of the National Academy of Sciences, cambiar de tareas disminuye nuestra productividad en un 40% y hasta hace que sea más fácil cometer errores en todas ellas.
Si bloqueamos ese tiempo, conseguiremos terminar la tarea en tiempo. En mi caso si tardo dos horas en escribir un artículo, esas dos horas hago deep work como Bill Gates para que nada ni nadie interrumpa mi concentración. Así, consigo tenerlo en dos horas y evito que las interrupciones transformen la tarea en una de cuatro horas.
Fotos | Rendy Novantino, Ella Jardim y Anete Lūsiņa en Unsplash
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