El mejor truco para mejorar tu gestión del tiempo en el trabajo según los expertos que usa hasta Michelle Obama

Me levanto a las 7 y mientras me preparo un café ya estoy leyendo el correo y contestando algunos emails. Cuando me siento delante del ordenador se me agolpan tareas que van sumándose a una larga lista casi inabarcable, y a las 10 de la mañana ya tengo la sensación de que no llego a nada.

Tareas que debería haber terminado en media hora me ocupan media mañana, cumpliendose a rajatabla la llamada Ley de Parkinson, que dice que “el trabajo se expande hasta que ocupa por completo el tiempo destinado para su realización”. Es decir, tardo más tiempo del necesario en realizar una tarea y la procrastino hasta finalizar la tarea justo antes de la fecha de vencimiento. Sí, soy.

Me encantaría marcarme un lazy girl job, pero ni mi hipoteca lo permite ni tampoco mi tipo de trabajo, así que bajo la cabeza y curro y curro hasta que siento que mi cuerpo y mi cabeza no dan más de sí y la mayoría de veces, termino el día con una sensación de productividad inexistente.

Al menos antes era así, porque he descubierto el mejor truco para mejorar la gestión del tiempo en mi trabajo y ahora saco más tareas en menos horas. Se llama timeboxing y ha sido elegido por la empresa tecnológica Filtered como el más efectivo de un centenar trucos de productividad.

Lo usa Michelle Obama, por ejemplo, o Richard Branson para conseguir una conciliación real entre el trabajo y la vida personal. Y les funciona. Te contamos en qué consiste el timeboxing y cómo llevarlo a cabo.

Timeboxing, el truco para aumentar tu productividad en el trabajo

El timeboxing es una estrategia de gestión del tiempo que se orienta a los objetivos y que aumenta la productividad y sobre todo, evita la procrastinación, ese término tan millennial que nos persigue sin descanso.

Lo que vamos a hacer es fijar un “bloque de tiempo” y establecer una meta para finalizar una tarea específica dentro en un período determinado. Es decir, asignamos un tiempo a cada tarea de tu lista, lo programamos en nuestra agenda diaria y lo más importante: bloqueamos cualquier distracción mientras estamos en ese tiempo. Nada de móviles, nada de mirar el correo y ninguna tarea que salga de la asignada. Vamos a trabajar con la concentración profunda y solo haremos esa tarea. Por ejemplo. Mientras escribo este artículo tengo el móvil en modo no molestar, no contesto llamadas y no me levanto a poner una lavadora. Cada tarea tiene su tiempo y es importante cumplirla.

Nos sirve para aumentar la concentración, pero también para ser conscientes del tiempo que tenemos para trabajar e identificar por ejemplo si estamos sobrepasadas de trabajo y poder así comunicárselo a quien corresponda. Aumentaremos la productividad y conseguiremos además aumentar la motivación porque no tendremos la sensación de que no llegamos, sino justo la contraria.

Cómo aplicar el timeboxing al trabajo

Lo que haremos es planificar con anticipación cada una de las tareas y analizar el tiempo que nos llevará terminarlas. Puedes hacerlo con una herramienta de organización de tareas como Asana, o en una agenda como estas e ir tachando. Puede que al principio te parezca tedioso, pero es fácil y cuando lleves unos días te darás cuenta de que “perder” 15 minutos en esa planificación, es ganar en realidad un par de horas de tiempo como mínimo. No te exagero. Doy fe.

Los bloques de tiempo pueden ser rígidos o flexibles. En los primeros, interrumpes la tarea cuando el tiempo ha finalizado (es tan fácil como ponerte una alarma) incluso si no has completado la tarea. La próxima vez, controlarás mejor tu tiempo. Y puede que te sirva para no revisar el trabajo una y otra vez hasta eternizarlo. Trabajar bajo esa presión del tiempo puede hacer que te espabiles pero es vital que seamos honestas y realistas con el tiempo que tardamos en cada tarea. No podemos marcar 30 minutos en una tarea que nos lleva 2 horas. Analiza antes el tiempo medio que tardas.

El bloque de tiempo flexible, por su lado, se adapta un poco más. En este caso ese límite de tiempo establecido es una sugerencia de que es el momento de parar y pasar a la siguiente tarea y resulta especialmente útil en proyectos que no tienes claro cuánto van a durar.

En tu lista de tareas con bloques de tiempo vamos a incluir por ejemplo las reuniones y antes de que esta empiece, avisamos a los participantes. Así, podremos además poner límites de una forma clara en nuestro trabajo.

También se incluirán los bloques de tiempo personales. Por ejemplo, una parada de 15 minutos para hacer estiramientos y evitar los dolores de espalda. Y es obligatorio hacer esa tarea también. Igual que un descanso para un café, por ejemplo. Eso sí, no haremos nada que no esté en la lista y que no tenga su período de tiempo establecido de antemano.

Trucos extra para que el timeboxing sea más eficaz

Identificar cuándo somos más eficaces dentro de nuestra jornada y ordenar esas tareas en base a la dificultad de las mismas y a las horas en que estamos más frescas es una manera de mejorar el método del timeboxing. Por ejemplo, si tengo que escribir un artículo que escribir un artículo con una gran carga de investigación, prefiero hacerlo antes de las 12 porque soy más eficaz en esas horas. En cambio si voy a escribir un texto más divertido y menos “pesado”, puedo hacerlo después de comer sin perder eficacia.

Otro tip para ganar aún más eficacia es clasificar las tareas por tipo de trabajo y agrupar aquellas que sean similares juntas. Así aunque cambiemos de bloque (porqu cada tarea es un bloque) evitaremos saltar de una tipo tarea a otra porque no, el multitasking no funciona, y cambiar tipos tareas requiere tiempo y energía mental que no queremos desperdiciar.

Te aseguro por experiencia que funciona. Y ahora voy a dar esta tarea por terminada que mi bloque de tiempo para explicarte todo esto, ha terminado.

Fotos | Covene, Andrew Neel, Nicola Styles, Luis Villasmil, Estée Janssens y Alex Jones en Unsplash

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