Ni procrastino ni pierdo el tiempo desde que uso el truco de productividad que recomienda Harvard

Una de las mayores complicaciones de teletrabajar, es que en muchas ocasiones no tenemos un horario fijo. En la jornada se cuelan tareas sin que nos demos cuenta como poner la lavadora, abrir al cartero o recoger un paquete, algo que si trabajásemos en una oficina no haríamos en nuestra jornada laboral.

En mi caso estoy cansada de perder el tiempo y saltar de una tarea a otra pensando en que el multitasking es la solución a mis problemas cuando lo cierto es que es el problema en sí. Por eso busqué un truco avalado por Harvard para dejar de perder el tiempo y centrarme en lo que realmente importa. Se llama timeboxing y es el mejor truco para la gestión del tiempo en el trabajo según los expertos.

El timeboxing, el truco de productividad más útil según Harvard

El timeboxing es una técnica de gestión del tiempo que consiste en establecer bloques de tiempo para las diferentes tareas que tenemos que hacer. Yo llevo ya meses usándola y para mí, además de que los bloques deben ser realistas, es especialmente importante que hagamos un horario para que cada día nuestras tareas estén lo más ordenadas posibles y no empleemos más tiempo que el asignado para esa tarea en concreto.

Y es que no tiene ningún sentido que según el Índice de la anatomía del trabajo 2023 de Asana el 25% de los trabajadores no consiga cumplir con los plazos previstos a pesar de haber trabajado más que en años anteriores. Si la gestión del tiempo fuera más eficaz, este dato mejoraría. Según Harvard Business Review, el timeboxing es la clave ya que "puede que sea la habilidad práctica más importante que puedas desarrollar como profesional a día de hoy".

Lo que conseguimos con esta técnica de timeboxing es que el tiempo juegue a nuestro favor y terminemos antes la tarea por la Ley de Parkinson. Esta ley hace referencia a que cuanto más tiempo tenemos, más alargamos la tarea. Así, encorsetar la tarea en un tiempo más reducido, hace también que se reduzca el tiempo que tardamos en hacerla, lo que aumenta nuestra productividad.

Además, al tratarse de una técnica de gestión de tiempo que estructura tanto y tan bien las tareas, evitamos saltar de una a otra, porque el cerebro no está preparado para la multitarea y lo único que conseguimos al tratar de seguir el ritmo a una sociedad que nos exige que seamos capaces de hacer más y más cosas a la vez.

A pesar de lo que podamos pensar los seres humanos sólo podemos hacer una tarea a la vez. Y no me sirve que podemos conducir y escuchar un podcast a la vez, porque en ese caso cuando hacemos dos una de ellas está tan automatizada que puede realizarse con el piloto automático puesto. En cualquier otro caso y tal y como nos explican los expertos de Xataka la multitarea mata la productividad. Provoca una peor concentración, que tardemos más en hacer las mismas y cosas y hasta provoca que se reduzca el coeficiente intelectual “como si fumáramos marihuana”

Cómo usar el timeboxing de manera sencilla

El timeboxing tiene tres pasos: el brain dumping o volcado cerebral, el establecimiento de prioridades y la planificación diaria.

Lo primero de todo es el brain dumping, que no es otra cosa que escribir o hacer una lista con todo lo que tenemos para el día. Un poco como haríamos con el método GTD. Piensa que para aplicar una técnica de gestión de tiempo lo primero que haremos será emplear cierto tiempo en organizarnos antes de empezar a trabajar.

Una vez apuntado todo vamos a la fase dos, algo que casi te diría que es una recomendación vital: averiguar qué es lo más prioritario de nuestro día. Y es importante por dos motivos. Primero porque sabemos que eso es lo que tiene que salir sí o sí en la jornada laboral y segundo porque podemos ubicar esa tarea en las mejores horas del día. Y con mejores me refiero a las que, según nuestro reloj biológico, son las horas más productivas del día.

Para establecer las prioridades, o mejor dicho, para saber las tareas y ordenarlas debidamente, podemos usar una matriz de Eisenhower, que nos ayude a visualizar qué es lo más importante del día. Una vez vistas todas las tareas y con ellas “encima de la mesa”, las ordenamos y calculamos el tiempo que tardaremos en cada una de ella. A medida que lo vayamos haciendo día tras día, iremos afinando más el tiempo empleado y reduciendo el tiempo que tardamos en marcarnos nuestro timeboxing.

Ahora es momento de planificar y marcar las tareas dentro de la jornada en un horario en el que también reflejaremos los diferentes momentos de descanso en la jornada. Porque sí, tener un descanso es algo a lo que todos los trabajadores tenemos derecho.

Fotos | Severance

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