Desde hace meses se habla de la posibilidad de que se produzca una reducción de jornada en España. El Ministerio de Trabajo y Economía Social implantará en España previsiblemente el 1 de enero de 2025 según el borrador que ya se ha emitido y que refleja que la jornada laboral pasará de las 40 actuales a 37,5 semanales, sin pérdida de salario y sin aumentar el número de horas extraordinarias permitidas. 2,5 horas menos a la semana. Y habrá multas para las empresas que no cumplan con ello.
No solo ocurrirá en España, la implantación de la jornada laboral de 4 días está en la agenda de la mayoría de países de la Unión Europea y del mundo. A pesar de esta reducción, el rendimiento no puede bajar. Y no lo hará si tenemos en cuenta que de cinco días trabajados, uno de ellos no hacemos prácticamente nada. Según un informe de la entidad sin ánimo de lucro 4 Day Week Global, aunque se trabaje una jornada de 40 horas semanales, el tiempo real que se dedica a trabajar se acerca más a las 33 horas.
La productividad nunca es sinónimo de trabajar más, al contrario. Si tenemos una alta productividad conseguiremos hacer más en menos tiempo. Para conseguirlo tenemos el truco de productividad más efectivo, que funciona tanto si teletrabajamos como si estamos en la oficina: la matriz de Eisenhower.
La matriz de Eisenhower, el secreto de productividad que funciona hasta teletrabajando
La matriz de Eisenhower es una herramienta de gestión de tiempo que consigue mejorar la priorización de tareas y gestionar la carga de trabajo de una forma más eficaz. Y eso repercute en nuestra productividad. Se inspira, tal y como explica Stephen R. Covey en su libro ‘Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva’, en algunas de las estrategias de Dwight D. Eisenhower, de ahí su nombre. El político aseguraba en una de sus frases más conocidas, que tenía “dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes". Pues bien, la matriz de Eisenhower trabaja justo con esta premisa y con la intención de que evaluemos las tareas de una forma correcta.
Lo que haremos es un listado con las tareas del día que distribuiremos en cuatro bloques de la siguiente forma: urgentes e importantes, importantes pero no urgentes, urgentes pero no importantes y por último no urgentes y no importantes. Así, sabremos cuáles tenemos que hacer, cuáles pueden programarse, cuáles hay que delegar y cuáles de esas tareas son eliminables.
Las que hay que hacer sí o sí son las urgentes e importantes, aquellas que hay que hacer hoy sí o sí. Pueden ser desde terminar un proyecto que tenemos que entregar ese día a un cliente hasta hacer un análisis. cada trabajo tendrá las suyas, y es importante que en este bloque entren aquellas tareas que no es posible postergar.
En el caso de las tareas importantes, pero no urgentes lo que haremos es programarlas. Puede que podamos avanzar hoy con ellas, pero si no se avanza no ocurre nada. Por ejemplo, preparar un memorándum para el que aún no tenemos fecha de entrega. Eso sí, en este bloque dejaremos las tareas que tenemos que hacer nosotros, pero que no es imprescindible que sea hoy. Quizá en dos días, esta tarea pasa al primer bloque pero hoy, se queda aquí.
Las tareas que son urgentes, pero no importantes nos toca delegarlas (siempre que podamos). Deben hacerse de inmediato, pero no tenemos por qué hacerlas nosotras mismas. En mi caso este cuadrante no suele tener nada porque trabajo sola y no puedo delegar en otras personas, aunque sí pedir ayuda.
En el último cuadrante están las tareas que no son ni urgentes ni importantes y que vamos a eliminar. Y es posible eliminar más de las que creemos. Por ejemplo, una reunión en la que estás de oyente y no tienes nada que aportar o que no influirá en tu trabajo. Es importante analizar bien todo lo que hacemos a lo largo del día. ¿Es realmente importante ese email? ¿Influirá para bien esa llamada? ¿Necesitas esa formación de esa herramienta que ya controlas? Piensa y dedica unos minutos a reflexionar sobre ello y si no aportan, quítalas de tu lista de tareas pendientes para que esta tenga menos peso.
San Francisco de Asís decía “Comienza haciendo lo que es necesario, después lo que es posible y de repente estarás haciendo lo imposible”. Justo eso. Clasificar las tareas de forma correcta y usando la matriz de Eisenhower nos permite ver qué es lo necesario y empezar por ahí.
Además, es importante identificar cuáles son nuestros momentos más productivos del día para evitar poner las tareas más automáticas o las reuniones en dichas horas. Por ejemplo, en mi caso mi momento más productivo es a primera hora de la mañana, así que nunca contesto emails a esa hora ni planifico reuniones que puedo hacer en momentos de menor productividad y que están en mi cuadrante de tareas importantes, pero no urgentes. Mi punto álgido de productividad lo dedico a las tareas que requieren más concentración o que son más tediosas. Por eso me funciona la técnica de comerme la rana y las tareas urgentes e importantes me las quito de encima lo antes posible.
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