A lo largo del día me comunico con muchas personas. Bien sea por vía telefónica, por whatsapp, a través de reuniones y con una herramienta que no sabía que estaba drenando mi productividad de esta manera: el correo electrónico.
Según datos de Radicati, la cantidad de usuarios de correo electrónico en todo el mundo será de 4600 millones en 2025, de los 4100 millones que aseguran que había en 2021. De hecho, contamos con varias cuentas de correo de acuerdo al informe de Mailjet by Pathwire, en el que se asegura que el 72,4 % de los encuestados tiene al menos dos direcciones de email.
Piensa en tu trabajo del día a día. Analiza lo que haces, y dime cuántas veces tu trabajo se ve interrumpido por un email. El dato, o al menos la media, te lo puedo dar yo. Slack ha realizado un estudio que recoge Techspot y afirma que pasamos 8 horas y 42 minutos a la semana con el correo electrónico, ya sea contestando, leyendo o consultando. Una barbaridad, lo sé. Es casi tan abrumador como el informe que asegura que de cinco días trabajados, uno no hacemos nada.
Evidentemente con este dato la pregunta no solo es cómo es posible, sino cómo los correos electrónicos pueden afectar a nuestra productividad.
El correo electrónico y sus efectos en la productividad
De acuerdo con los resultados del Estudio del Comportamiento Laboral de Empleados Españoles elaborado por WorkMeter con la herramienta de medición EffiWork, el 20,2% del tiempo que pasamos delante del ordenador lo dedicamos a la gestión del correo electrónico y el tiempo total productivo del uso del correo electrónico, es solo del 14%. Además, el 80% de los correos que recibimos son inútiles y descartables.
El correo electrónico es un ladrón de tiempo que interrumpe una y otra vez, lo que afecta a nuestra capacidad de concentración y también a nuestros niveles de atención. El cerebro tarda mucho más tiempo del que pensamos en llegar de nuevo al máximo rendimiento tras una interrupción, porque aunque creamos que sí, no somos multitarea.
De hecho, según el estudio de Slack que citábamos anteriormente, el problema del correo electrónico está afectando a la productividad. Dos quintas partes de los trabajadores afirman que las tareas rutinarias relacionadas con él les hacen sentirse estancados, y casi la mitad de los encuestados afirman que revisar constantemente sus bandejas de entrada les dificulta cumplir con sus funciones.
El deep work propone silenciar las notificaciones de correos electrónicos, además de whatsapp, porque suponen una distracción para realizar tareas, especialmente si estas exigen una concentración más alta.
Más allá de que pongamos en práctica algunos trucos como este para aprender a gestionar nuestra bandeja de entrada de emails de una forma más inteligente, o limitar la revisión del correo electrónico, que según un estudio publicado en Computers in Human Behavior aumenta nuestro bienestar y hace que el trabajo parezca más controlable, lo que propone Deirdre Byrne, responsable de Slack en Reino Unido e Irlanda, es utilizar métodos como la mensajería instantánea. La suya concretamente.
Pero hay algo más que afirma el experto y que nos ha parecido muy interesante: "El correo electrónico es la cucaracha de Internet, simplemente no morirá”. Y añade que los emails son una tecnología de 50 años de antigüedad que no es adecuada para su propósito. Creemos que contestando a los correos somos más productivas y lo que en realidad sucede es lo contrario. Perdemos demasiado tiempo.
Fotos | Solen Feyissa, Brooke Cagle, Nguyen Dang Hoang Nhu y Austin Distel en Unsplash
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