El truco centenario que ha conseguido que ponga límites a mi trabajo y aumente mi productividad en cinco pasos

Tengo un gran problema desde que empecé a trabajar y es que me resulta en muchas ocasiones imposible poner límites. No solo trabajando, la verdad. Esto de los límites me ha pasado con las relaciones a lo largo de mi vida, con parejas, con amistades y hasta con vecinos. En parte porque me incomoda la palabra “no”, a pesar de su extraordinario poder como vimos en el libro de Michaela Coel Marginados, y en parte por esa tendencia en agradar a los demás.

Por todo esto, encontrar un truco de productividad que, además, me ayudara a poner límites en mi trabajo, ha sido el gran hallazgo del mes. Se llama el método Ivy Lee, tiene cinco pasos y se inventó hace más de un siglo, y te cuento cómo puedes ponerlo en práctica.

Qué es el método Ivy Lee

El método Ivy Lee es un sistema de gestión de tiempo en cinco pasos que, gracias a su sencillez, consigue que lo apliquemos en el día a día de una forma fácil y completamente adaptable a diferentes trabajos.

James Clear explica en su libro Hábitos atómicos: cambios pequeños, resultados extraordinarios que lo mejor que tiene este sistema es su sencillez a la hora de aplicarlo. Se basa en hacer a diario cinco pasos que comienzan con una lista de tareas y al realizarla, nos obligamos a tomar decisiones de qué es lo importante y qué no antes de empezar con el trabajo, lo que nos ayuda a poner límites y saber cuándo debemos parar.

El método nació en 1918 cuando Ivy Lee, consultor, fue contratado por el estadounidense Charles M. Schwab, presidente de la empresa Bethlehem Steel Corporation. El magnate del acero necesitaba aumentar la eficiencia de su compañía y que Lee ideara un método de productividad para los empleados. “Solo necesito 15 minutos con cada empleado”, dijo Lee, y se dice que Schwab le dijo que no pagaría por 15 minutos de trabajo si no había resultados, así que Lee le dijo que esperara unos meses.

Tres meses después Schwab mandó un cheque de 25.000 dólares a Lee, que en la actualidad sería unos 400.000 dólares. Por 15 minutos de trabajo. Si eso no es productividad, no sé qué lo será. Y lo mejor es que a pesar de ser un truco centenario, funciona de lo lindo, doy fe.

Cómo aplicar el método Ivy Lee

A cada uno de los empleados Ivy Lee le dio una rutina de cinco pasos:

1. Cuando termine tu jornada de trabajo apunta las tareas más importantes que debes hacer al día siguiente. Lee habla de seis tareas, pero podrían ser menos dependiendo de tu trabajo aunque nunca más de seis.
2. Ordena la lista de tareas, colocando en primera posición la más importante de todas. Es una manera de priorizar las tareas y te ayudará también a delegar aquellas que no son importantes usando por ejemplo la matriz de Eisenhower para ello. Si no están en esa lista, nos olvidamos de ella.
3. En la primera hora del día realiza la más importante del día y haz caso al método del reloj biológico. Tendrás más energía y estarás más concentrada. Un poco como haríamos con el sistema de “comerse la rana” con el que nos quitamos lo más tedioso primero, pero en esta ocasión lo que nos quitamos es lo más importante del día.
4. Solo pasamos a la siguiente tarea si la primera ha terminado. Si es muy larga, puedes dividirla en pequeñas tareas e ir pasando a la siguiente solo cuando la anterior haya terminado.
5. Dedica 10 minutos antes de terminar tu jornada a crear la lista de tareas del día siguiente.

Para James Clear, el método Ivy le ayuda a empezar el día con practicidad tal y como explica en su página web “me ha resultado increíblemente útil como escritor, porque puedo perder tres o cuatro horas debatiendo sobre qué debo escribir en un día determinado. Sin embargo, si lo decido la noche anterior, puedo despertarme y empezar a escribir inmediatamente. Es simple, pero funciona”.

Y como decíamos, la verdadera magia está en eso de poner límites, empezando por nosotros mismos. En ocasiones tendemos a abarcar tanto que podemos llegar a sufrir dismorfia de productividad que nos impida disfrutar de nuestros logros.

“Lo mejor que puede hacer cuando tienes demasiadas ideas (o cuando estás abrumado por todo lo que tienes que hacer) es podarlas y eliminar todo lo que no sea absolutamente necesario”. Y es justo lo que el método Ivy Lee consigue, que pongamos límites en nuestro día a día, incluso a nosotras mismas.

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Fotos | Nick Morrison, Thought Catalog y Ella Jardim en Unsplash

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