Hola, soy Anabel y soy workaholic. Bueno, más bien soy autónoma, que es lo mismo pero sin que eso de tener mucho trabajo te guste tanto. Por eso, y porque me encanta aprender, pongo en práctica absolutamente todas las técnicas que llegan a mis manos si pueden tener algún posible efecto en mi productividad, como hice con el truco de Tim Cook, por ejemplo, o con mi amada regla de los dos minutos.
En el caso de la que te cuento hoy se aplica a la bandeja de entrada de emails. Esa maraña de correos que llegan sin cesar y que parece que no se detiene nunca. Según datos de Earthweb se envían 333.2 mil millones de correos electrónicos en todo el mundo. Cada día. Lo que hace que recibamos una media de entre 100 y 120 emails diarios.
Y es que no sé a ti, pero a mí eso de ver que tengo 16.000 correos sin leer me producía hasta ardor de estómago. No estoy exagerando. En una de mis cuentas de correo tengo ahora mismo un total de 16.194 emails pendientes de leer a día 16 de octubre, a las 3 y media de la tarde. Si eso no da vértigo y no es una tarea para la hora del terror, no sé qué lo será.
Es más, estoy convencida de que si Meg Ryan hubiera tenido esa cantidad de emails, lo suyo con Tom Hanks en Tienes un email habría tenido un final diferente, porque esa cantidad de correos estresa a cualquiera.
El estrés de una bandeja de entrada llena de emails pendientes
Revisar el correo electrónico muy a menudo es tan malo como trabajar con el móvil al lado en la mesa y con el whatsapp sonando una y otra vez. Nos perjudica a la productividad y nos impide centrarnos en lo realmente importante, la tarea que tenemos delante. Impide que pongamos en marcha el deep work y supone una distracción constante. De hecho, según un estudio publicado en Computers in Human Behavior limitar la revisión de nuestro correo electrónico aumenta nuestro bienestar y hace que el trabajo parezca más controlable.
Ron Friedman, psicólogo y autor de The Best Place To Work afirma que "la razón por la que puede agobiarnos la bandeja de entrada de tu mail de trabajo es que cada mensaje representa una nueva demanda de tu tiempo y una nueva decisión que tienes que tomar", según recoge Business Insider.
Lo primero de todo es entender y meternos en la cabeza que el correo electrónico es un canal de comunicación. No es el gran dictador de nuestro trabajo porque si dejamos que nos controle, lo único que estaremos haciendo es interrumpir constantemente nuestro verdadero trabajo para leer correos que en la mayoría de casos, ni nos interesan. De hecho según un estudio de McKinsey, leer y contestar emails nos come el 28% de la jornada.
Los beneficios de una bandeja de entrada limpia más allá de ser meramente productiva y es justo eso lo que me llamó la atención. Si buscas paz mental, este truco llamado inbox zero es la solución al estrés en tu bandeja de entrada de emails. Una bandeja de entrada minimalista y muy zen. Yo lo he puesto en práctica con dos de mis tres cuentas de correo y es increíble cómo funciona.
Qué es el método de la “bandeja de entrada vacía” o inbox zero
El método de la “bandeja de entrada vacía” o inbox zero es una técnica de Merlin Mann que presentó en su podcast 43 Folders. No es literalmente no tener correos, sino mejorar de alguna manera nuestra relación con el correo electrónico y aprender a gestionar la bandeja de entrada para mejorar nuestra gestión de tiempo.
El objetivo de Mann no era tener una bandeja de entrada siempre vacía, porque además de imposible y una utopía, intentar conseguirlo puede ser aún más estresante. Lo que busca este truco es que la bandeja de entrada nos sirva para organizar, clasificar y ordenar los emails.
Cómo aplico el inbox zero en mi día a día
Lo primero es que leo mi correo solo tres veces al día. No más. A las 9 de la mañana, a las 13 horas y a las 17 horas. Depende de tu trabajo, pero en mi caso es más que suficiente. Y nunca se queda abierto. Si ha terminado mi bloqueo de tiempo para esa tarea, cierro la pestaña. Si alguien quiere algo urgente de mí, que me llame por teléfono porque todo lo demás tendrá que esperar a mi próximo espacio dedicado a leer el correo.
En mi caso, lo importante es lo que tengo entre manos y el correo electrónico es un extra que me ayuda, pero no puede ser la parte de mi trabajo que me ocupa más tiempo.
Lo segundo es tener un buen sistema de clasificación en carpetas. Nada de mil carpetas en las que haya una que ponga “cosas que quiero comprar”, otra que sea el nombre del cliente y otras 100 que ni reconoces. Prueba con cuatro: hacer, aplazar, delegar y eliminar. Sencillo. Ahora ya tienes clasificados tus emails, y sabes qué hacer con cada uno de ellos.
Lo tercero es perder el miedo a borrar. Si como yo, tienes una bandeja de correo con miles de emails, aquello que lleve más de dos semanas ahí, bórralo. No es tan importante como para dejarlo a ver si cría otra cosa. Es mucha paja que no necesitas.
Hay trucos que nos facilitan la tarea de tener una bandeja de entrada ordenada, porque en el orden, amiga, está la paz mental. Y sino que se lo sigan a Marie Kondo.
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