Tengo una amiga que casi por arte magia consigue sacarle 30 horas a los días cuando los míos parece que tienen solo 20 horas. Siempre me falta tiempo para todo lo que tengo planificado hacer, sea lo que sea. Veo los trucos de personas exitosas que se levantan a las 3:45 de la mañana, como Tim Cook y bajo el lema de “la madrugada es tuya” y sinceramente, no funcionan conmigo. Parece que la productividad extrema exige acciones extremas que no sé si estoy dispuesta a asumir.
Cuanto más productiva intento ser y más planificado lo tengo todo, más improductiva resulto, como en una broma cruel del destino. Y aunque una buena gestión de las tareas y el tiempo es clave, aceptar la paradoja de la productividad también lo es.
Qué es la paradoja de la productividad
Leyendo sobre productividad llegué a una publicación de Farnam Street que se titula “la eficiencia es el enemigo”. Y descubrí en ella que existe un concepto llamado la paradoja de la productividad, pensamos que seremos más productivas si ocupamos más horas del día con una lista de tareas, pero sin embargo lograremos hacer más si dejamos más espacio en nuestra agenda y nos saltamos esos actos casi de heroína como levantarte a las 5 de la mañana. Suena a vagueza, pero funciona.
Como explica Óscar Fajardo, para entender la paradoja de la productividad primero hay que pensar en el principio de Pareto que afirma que solo un 20% de lo que hacemos afecta e influye en el resultado que buscamos. El resto, un 80%, es paja. “Aunque parezca mentira, en un mundo obsesionado con lo productivo y con lo útil, al considerar solo como productivas unas tareas y habilidades determinadas, convierte a la gran parte de las personas en sartenes clavando clavos o martillos friendo huevos. Es decir, que están donde no deberían estar”, afirma, “lo que provoca la paradoja de la productividad es que buscando más eficiencia, se convierte en ineficiente”.
Sí, sé cómo suena, pero es que en el libro ‘Slack’ de Tom DeMarco sobre la eficiencia en el lugar de trabajo se describe esa paradoja. Tal y como explica el ingeniero estadounidense en su libro, “dejar espacios en blanco en el calendario parece un capricho pero el estar constantemente ocupado en realidad nos impide trabajar con la máxima eficiencia”.
Ser más vaga para ser más productiva
Pensemos en algo. Tu día tiene ocho horas y tu agenda y tus tareas ocupan esas ocho horas al completo. Si estamos ocupadas el 100% del tiempo, no podemos absorber los posibles impactos del día a día ni adaptarnos rápidamente cuando la situación cambia. Si volvemos a lo anterior, a Pareto, veremos que aunque trabajemos ese 100%, en realidad hay un 80% del tiempo que lo empleamos en tareas equivocadas o en procesos que impiden que nuestra productividad real se muestre.
Tener “holgura” en nuestro día y dejar algo de tiempo libre en tu agenda (o algunos dólares no asignados en tu presupuesto) es tremendamente eficaz si pensamos que vivimos en un mundo en el que no todo es predecible. Si en nuestra previsión del día ocupamos cada una de las horas, no podemos reducir el ritmo para recuperarnos de un resfriado, centrarnos en aprender una nueva habilidad o resolver una dificultad técnica como que se vaya internet mientras teletrabajamos, como afirma DeMarco.
Ser un poco holgazana funciona mucho mejor, según la socióloga Christine Carter que afirma en su libro ‘The Sweet Spot: How to Accomplish More by Doing Less’ que necesitamos abrazar nuestra vaguería. "No aflojo porque sea vago o no me importe ser productivo. De hecho, he descubierto que holgazanear me hace más productivo porque lo hago estratégicamente, es decir, tomo descansos en momentos determinados, para actividades regulares. intervalos, de manera que agudicen mi concentración cuando me siento a trabajar", escribía. Es lo que ella llama un “slacking estratégico” que permite aumentar tanto la calidad del trabajo como la cantidad que hacemos en un día determinado. Y es estratégico porque está medido. No se trata de no hacer nada y verlas venir, sino de dejar espacio para imprevistos.
Según un artículo publicado en Scientific American y titulado “Por qué su cerebro necesita más tiempo de inactividad" muchos procesos mentales importantes requieren tiempo de inactividad y otras formas de descanso durante el día. El tiempo de inactividad repone las reservas de atención y motivación del cerebro, fomenta la productividad y la creatividad y es esencial para alcanzar niveles más altos de rendimiento y hasta para formar recuerdos estables en la vida cotidiana. No hacer nada es bueno para la memoria. Estar constantemente ocupado es contraproducente.
Ahora solo tengo que asegurarme de no querer abarcar demasiado en mi día y dejarme algunos márgenes para ajustar mi plan de acción en el caso de que sea necesario. Abrazar la paradoja de la productividad y tratar de aflojar un poquito, porque aunque parezca justo lo contrario, hacer menos es en realidad conseguir más.
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