Cuando le dije a mi padre que escribía sobre trucos de productividad, me comentó que cuando él trabajaba (ahora está jubilado) le enseñaron en un cursillo de gestión de tiempo un método con el que consiguió que su larga lista de tareas pendientes se quedase en nada. Con mi día a día caótico a más no poder y una interminable lista de tareas sus palabras me parecieron caídas del cielo.
Se trata del método ALPEN, un sistema de gestión de tiempo que busca estructurar tu jornada de trabajo de la forma más óptima posible, centrándonos en un concepto ya conocido: la priorización.
En qué consiste el método ALPEN
El método ALPEN fue creado en los años 80 por el economista Lothar J. Seiwert, el especialista en gestión del tiempo más solicitado de Alemania y director del Seiwert Institute en Heidelberg. Sus libros se han traducido a más de veinte idiomas y es en uno de ellos, Das 1x1 des Zeitmanagement en el que explica que este método es “tan sencillo como eficaz”, ya que el esfuerzo de planificación se reduce al mínimo. De hecho como máximo serán 15 minutos de planificación aunque en su libro, Seiwert habla de que con sólo 8 minutos lo tendremos.
Se basa en organizar tu jornada en función de un plan diario que recoja todas las actividades previstas para el día. Su nombre proviene de la cadena montañosa europea pero en realidad es un acrónimo con las iniciales de las palabras en alemán que conforman estos cinco pasos:
A (Aufgaben) - Crea una lista de tareas con todo lo que hay ese día. Reuniones incluidas.
L (Länge schätzen) - Calcula el tiempo que tardarás en cada tarea. Es más fácil si las tareas que son las mismas pero se repiten las calculas juntas y las ejecutas también seguidas. En Asana nos explican que “la agrupación de tareas es una estrategia de productividad que implica reunir tareas similares para finalizarlas todas a la vez.” Por ejemplo, agrupar contestar emails durante 30 minutos, y llamar a clientes durante 20 minutos.
P (Pufferzeiten einplanen) - Planifica un tiempo de reserva o extra. Pensar que nada interrumpirá tu jornada es un error garrafal, así que lo tendremos en cuenta. Así el tiempo total nunca sobrepasará las 8 horas. Lo ideal es dejar un 20% del tiempo total a ese extra para, por ejemplo, coger llamadas de teléfono, y un 20% a descansos y actividades sociales propias del día a día como hablar con tus compañeros de trabajo o tomarte un café. Como verás, el tiempo de trabajo es de un 60%.
E (Entscheidungen treffen) - Establece las prioridades para hacer ese trabajo en ese 60% del tiempo. Revisa si puedes hacerlo o no y si es que no, quita tareas pero no añadas tiempo, porque eso suponen más horas extra y buscamos justo lo contrario.
N (Nachkontrolle) - Haz un seguimiento. Como cualquier método, el método ALPEN necesita un chequeo posterior para saber si hemos acertado o no con los tiempos estimados, o para aprender a reorganizarnos mejor al día siguiente. Después de una semana de trabajo así, lo tendrás absolutamente bajo control.
Fácil y sencillo. Es importante que en el plan se incluyan todas las actividades que tienes que hacer y que seas lo más realista posible con el tiempo estimado para cada una. Así, podrás descargar todo aquello menos importante que no te dará tiempo, antes de que termines la jornada con una decena de tareas pendientes.
Con eso en mente, el objetivo es usar ese listado para saber a ciencia cierta qué puedes y no hacer en tus ocho horas de trabajo y no cargarte en exceso. Si tienes que eliminar tareas, hazlo. Para elegir con cuál quedarte o cuál descartar, puedes tirar de la matriz de Eisenhower con la que aprendimos a evaluar las tareas en cuatro apartados: urgentes e importantes (Hacer), importantes pero no urgentes (Programar), urgentes pero no importantes (Delegar) y ni urgentes ni importantes (Eliminar).
Además, a la larga, con este tipo de métodos como el ALPEN, aprenderás en qué tareas pierdes más tiempo y podrás centrar los esfuerzos en reducir ese tiempo de ejecución como hacía Steve Jobs.
¿Funciona? Doy fe de que sí. Y mi padre también lo confirma.
Fotos | Moneyball
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